Portal de onboarding pentru clienti

Operatorul logistic din Cluj-Napoca gestiona manual încărcarea datelor clienților noi în sistemul ERP. Fiecare partener B2B necesita verificarea documentelor, atribuirea rolurilor și configurarea accesului la panoul de comenzi. Procesul dura în medie 4 ore per client și genera erori de atribuire a permisiunilor în aproximativ 12% din cazuri.

Echipa de suport petrecea încă 2 ore pe săptămână corectând alocări greșite. Creșterea numărului de clienți din sectorul de ambalare rapidă făcea ca acest flux manual să devină un blocaj în scalarea operațiunilor.

Ce s-a construit

Am dezvoltat un portal de onboarding care preia cererea clientului direct din formularul de pe site, verifică automat documentele încărcate (certificat fiscal, semnătură electronică) și creează contul în ERP fără intervenție manuală. Robotul cartezian din celula de paletizare nu este implicat aici — portalul este un sistem software separat, care rulează pe același server intern.

Pașii principali ai fluxului:

• Clientul completează formularul cu datele firmei și încarcă documentele obligatorii.
• Un script Python verifică formatul fișierelor și extrage informațiile cheie (CUI, adresă, reprezentant legal).
• Datele sunt trimise către un endpoint REST care creează utilizatorul în ERP și trimite un email de confirmare.
• Dacă documentele lipsesc sau nu sunt valide, portalul solicită corecturi înainte de a trimite cererea.

Implementarea tehnică

Frontend-ul portalului este construit cu React și rulează pe un container Docker. Backend-ul folosește Node.js cu o bază de date PostgreSQL pentru stocarea temporară a cererilor. Integrarea cu ERP-ul existent s-a făcut printr-un API REST pe care l-am documentat și testat împreună cu echipa de IT a clientului.

Am adăugat un layer de securitate: toate documentele sunt criptate în tranzit (TLS 1.3) și în repaus (AES-256). Accesul la datele clienților este restricționat pe bază de roluri, iar fiecare acțiune este logată pentru audit.

Rezultate măsurabile

După implementare, timpul mediu de onboarding a scăzut de la 4 ore la 45 de minute. Erorile de atribuire a permisiunilor au dispărut complet — sistemul aplică reguli fixe bazate pe tipul de contract. Echipa de suport a recuperat aproximativ 8 ore pe lună pe care le poate dedica altor sarcini.

Portalul a procesat 37 de cereri în primele două luni de funcționare, fără nicio intervenție manuală. Singurul caz de eșec a fost un document încărcat într-un format neacceptat (TIFF în loc de PDF), pe care sistemul l-a respins corect și a notificat clientul.